Service-Paket · Innendienst

Innendienst & Admin-OS

Belege, Reports, Vorlagen, Routine-Doku. Das alles braucht Köpfe nicht, sondern saubere Pipelines. Wir automatisieren die wiederkehrenden Admin-Tasks und holen dir 8–15 Stunden pro Woche zurück.

Du brauchst das wenn

→ Belege manuell ins Buchhaltungstool getippt werden
→ Wöchentliche Reports manuell zusammengestellt werden
→ Standard-Dokumente (Verträge, Protokolle) jedes Mal neu getippt werden
→ Admin-Mitarbeiter mehr als 30 % ihrer Zeit in Routine stecken

Was wir bauen

1. Beleg-Pipeline (OCR + Klassifikation)

Beleg per Mail oder Drop-Folder rein → KI liest Datum, Betrag, Lieferant, Steuersatz → ordnet Konten zu → DATEV-Export oder Notion-Vorerfassung. Buchhalter prüft + bucht final.

2. Auto-Reporting (wöchentlich/monatlich)

KI zieht Zahlen aus deinen Quellen (CRM, Buchhaltung, Tracking), schreibt Wochen-/Monatsreport mit Trends, Ausreißern, Top-Themen. Du reviewst statt zu tippen.

3. Dokumenten-Vorlagen mit KI-Vorfüllung

Vertrag, Angebot, Protokoll, NDA — Templates mit 10-Felder-Form. Du füllst die Form, KI generiert den finalen Text. Konsistent, korrekt, in deinem Stil.

4. Routine-Doku auf Knopfdruck

Aus E-Mail-Thread, Kalender-Termin oder Voice-Memo entsteht Meeting-Protokoll, FAQ-Eintrag oder SOP. Wissen wird automatisch dokumentiert statt verloren zu gehen.

Was du am Ende hast

3–4 n8n-Workflows produktiv im Einsatz
Notion-Templates für alle Standard-Dokumente
Beleg-Drop-Folder mit OCR-Klassifikation
Auto-Report-Loops (Wochen, Monat, optional Quartal)
Schulung für Backoffice (2 Std)

Zeitplan

Woche 1	Audit: welche Admin-Aufgaben kosten am meisten Zeit. Tool-Audit.
Woche 2–3	Beleg-Pipeline + Reporting-Loop bauen
Woche 4	Doku-Templates + Routine-Workflows
Woche 5	Team-Schulung + Übergabe + 14 Tage Hypercare

Typischer ROI

Was du sparst:

8–15 Std/Woche pro Admin-Mitarbeiter
Buchhaltung: 30–50% Zeit für Vorerfassung
Bei externer Buchhaltung: niedrigere Vorlauf-Stunden, geringere Kosten

Was du mehr erreichst:

Reports pünktlich statt „zwei Wochen später"
Backoffice skaliert mit, ohne Personal hochzufahren
Standard-Dokumente fehlerfrei + im Stil deines Hauses

Zeit bis ROI: 3–4 Monate (eines der schnellsten Pakete)

Investition

Abrechnung: Grundinvestment + Aufwand nach tatsächlicher Zeit. Tagessatz 1.600 €. Konkretes Angebot mit ROI-Schätzung nach 30-min Erstgespräch. Transparente Wochenübersicht ab Projektstart.

Setup-Pakete erfordern einen Lite-Retainer mit 6-Monats-Mindestlaufzeit ab Go-Live. Retainer-Tiers ansehen.

Erstgespräch buchen (30 Min, kostenlos) →

Oder: erst KI-Audit machen — dann sehen wir konkret welche Bausteine du brauchst.